Proses mengirim lamaran pekerjaan melalui email telah menjadi standar bagi banyak perusahaan di era digital ini. Namun, mengirim lamaran melalui email bukan berarti Anda bisa mengabaikan etika dan aturan yang berlaku. Bagaimana cara mengirim lamaran yang baik dan benar melalui email? Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap untuk membantu Anda dalam proses pengiriman lamaran pekerjaan melalui email dengan tepat dan efektif.
Subjek Email yang Menarik Perhatian
Dalam mencari pekerjaan, subjek email yang menarik perhatian penerima sangat penting. Subjek email adalah pintu gerbang pertama untuk memikat penerima agar membuka dan membaca lamaran Anda. Untuk itu, gunakan subjek email yang jelas, singkat, dan menarik. Subjek email harus mencerminkan tujuan utama Anda dalam mengirim lamaran, yaitu melamar pekerjaan tertentu. Misalnya, “Lamaran Pekerjaan – [Nama Posisi] – [Nama Anda]”. Dengan menggunakan subjek email yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa penerima akan membuka dan membaca lamaran Anda.
Menggunakan Subjek Email yang Jelas dan Singkat
Dalam memilih subjek email, pastikan untuk menggunakan kata-kata yang jelas dan singkat. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau terlalu umum. Subjek email harus menggambarkan tujuan utama Anda, yaitu melamar pekerjaan. Sebagai contoh, jika Anda melamar posisi sebagai “Marketing Executive”, gunakan subjek email seperti “Lamaran Pekerjaan – Marketing Executive – [Nama Anda]”. Dengan begitu, penerima akan dengan mudah mengidentifikasi lamaran Anda dan memprioritaskan membukanya.
Menggunakan Kata-kata yang Menarik Perhatian
Selain jelas dan singkat, subjek email juga harus mampu menarik perhatian penerima. Gunakan kata-kata yang menarik dan relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar posisi sebagai “Graphic Designer”, gunakan kata-kata seperti “Kreatif”, “Desain”, atau “Inovasi” dalam subjek email. Dengan begitu, penerima akan tertarik untuk membuka dan membaca lamaran Anda karena subjek email yang menarik.
Salam Pembuka yang Sopan
Salam pembuka adalah langkah awal dalam menjalin komunikasi melalui email. Salam pembuka yang sopan akan mencerminkan rasa hormat dan profesionalisme Anda sebagai pelamar. Selalu dimulai dengan salam pembuka yang sopan, seperti “Halo” atau “Kepada [Nama Penerima]”. Hindari menggunakan salam yang terlalu informal atau terlalu formal. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, gunakan salam umum seperti “Halo Tim Rekrutmen” atau “Kepada Yang Terhormat”. Salam pembuka yang tepat akan memberikan kesan baik pada penerima dan membuat mereka tertarik untuk membaca selanjutnya.
Gunakan Salam Pembuka yang Sesuai
Dalam memilih salam pembuka, pastikan untuk menggunakan salam yang sesuai dengan konteks dan hubungan Anda dengan penerima. Jika Anda melamar pekerjaan pada perusahaan yang lebih informal, seperti startup, Anda dapat menggunakan salam pembuka yang lebih santai seperti “Halo” atau “Hi”. Namun, jika Anda melamar pada perusahaan yang lebih formal, gunakan salam pembuka yang lebih formal seperti “Kepada Yang Terhormat” atau “Salam Sejahtera”. Selalu pertimbangkan konteks dan budaya perusahaan dalam memilih salam pembuka yang tepat.
Perhatikan Gaya Penulisan Salam Pembuka
Selain memilih salam pembuka yang tepat, perhatikan juga gaya penulisan salam pembuka. Hindari penggunaan huruf kapital yang berlebihan atau tanda baca yang tidak perlu. Gaya penulisan salam pembuka yang baik adalah menggunakan huruf kecil kecuali pada kata pertama dan menggunakan tanda baca yang sesuai. Misalnya, “Halo” atau “Kepada Tim Rekrutmen,”. Dengan memperhatikan gaya penulisan yang baik, Anda akan terlihat lebih profesional dan teratur dalam mengirim lamaran melalui email.
Perkenalkan Diri Anda Secara Ringkas
Sesuaikan paragraf pertama lamaran dengan perkenalan singkat tentang diri Anda. Paragraf ini harus memberikan gambaran singkat namun informatif tentang siapa Anda dan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Perkenalan diri yang baik akan meningkatkan minat penerima untuk melanjutkan membaca lamaran Anda. Hal ini penting karena penerima akan melihat apakah Anda memiliki kualifikasi dan motivasi yang sesuai dengan posisi yang mereka tawarkan.
Sertakan Nama, Latar Belakang Pendidikan, dan Pengalaman Kerja
Dalam perkenalan diri, sertakan informasi penting tentang diri Anda seperti nama, latar belakang pendidikan, dan pengalaman kerja yang relevan. Jelaskan secara singkat latar belakang pendidikan Anda, termasuk gelar yang Anda miliki dan universitas yang Anda selesaikan. Selain itu, jelaskan juga pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Sertakan nama perusahaan, posisi yang Anda pegang, dan tanggung jawab utama yang Anda emban. Dengan menyertakan informasi ini, penerima akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang latar belakang dan pengalaman kerja Anda.
Kenali Perusahaan dan Jelaskan Ketertarikan Anda
Selain memperkenalkan diri, jelaskan juga mengapa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Lakukan penelitian tentang perusahaan, visi dan misi, serta budaya kerjanya. Jelaskan secara singkat apa yang menarik bagi Anda tentang perusahaan tersebut. Misalnya, “Saya sangat tertarik dengan perusahaan ini karena fokusnya pada inovasi dan pengembangan produk yang berkualitas”. Dengan menjelaskan ketertarikan Anda, penerima akan melihat bahwa Anda telah melakukan penelitian dan memiliki motivasi yang kuat untuk bergabung dengan perusahaan.
Jelaskan Motivasi dan Keahlian Anda
Setelah perkenalan diri, jelaskan motivasi Anda untuk melamar posisi tersebut. Ceritakan mengapa Anda tertarik dengan industri atau bidang tersebut, dan bagaimana keahlian Anda dapat berkontribusi bagi perusahaan. Jangan lupa untuk mencantumkan pengalaman, kualifikasi, dan keahlian khusus yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Hal ini akan membantu meyakinkan penerima bahwa Anda adalah kandidat yang potensial untuk posisi tersebut.
Ceritakan Motivasi Anda dalam Melamar Posisi
Salah satu cara untuk menjelaskan motivasi Anda adalah dengan menceritakan cerita singkat tentang apa yang mendorong Anda untuk melamar posisi tersebut. Ceritakan pengalaman atau kejadian yang membuat Anda tertarik dengan bidang tersebut. Misalnya, “Saya selalu memiliki minat yang kuat dalam bidang pemasaran. Pengalaman saya bekerja di perusahaan X membuat saya semakin tertarik dan ingin terus belajar dan berkembang dalam bidang ini”. Dengan menceritakan motivasi Anda secara personal, penerima akan melihat bahwa Anda memiliki semangat dan dedikasi yang tinggi dalam melamar posisi tersebut.
Tunjukkan Keahlian dan Pengalaman yang Relevan
Selain motivasi, jelaskan juga keahlian dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan dengan singkat keahlian yang Anda miliki dan bagaimana keahlian tersebut dapat berkontribusi bagi perusahaan. Misalnya, jika Anda melamar posisi sebagai “Digital Marketing Specialist”, jelaskan keahlian Anda dalam strategi pemasaran digital, pengelolaan kampanye online, atau anal
Tunjukkan Keahlian dan Pengalaman yang Relevan (lanjutan)
Misalnya, jika Anda melamar posisi sebagai “Digital Marketing Specialist”, jelaskan keahlian Anda dalam strategi pemasaran digital, pengelolaan kampanye online, atau analisis data. Sertakan juga pengalaman kerja atau proyek yang pernah Anda lakukan yang relevan dengan posisi tersebut. Misalnya, “Saya memiliki pengalaman bekerja sebagai Digital Marketing Specialist selama 3 tahun di perusahaan X, di mana saya bertanggung jawab untuk mengelola kampanye pemasaran digital dan mencapai peningkatan yang signifikan dalam angka penjualan”. Dengan menjelaskan keahlian dan pengalaman yang relevan, penerima akan melihat bahwa Anda memiliki kemampuan yang sesuai dengan posisi yang mereka tawarkan.
Sertakan Resume dan Portofolio
Selain menjelaskan motivasi dan keahlian, penting juga untuk melampirkan resume dan portofolio Anda. Resume Anda harus mencakup informasi tentang pendidikan, pengalaman kerja, keahlian, dan prestasi yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Pastikan untuk mencantumkan informasi secara singkat dan jelas, serta menggunakan format yang mudah dibaca. Portofolio Anda, jika diperlukan, harus berisi contoh pekerjaan terbaik yang menunjukkan kemampuan dan kreativitas Anda. Misalnya, jika Anda melamar sebagai desainer grafis, sertakan contoh desain yang pernah Anda buat. Dengan melampirkan resume dan portofolio, penerima akan mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang kualifikasi dan potensi Anda sebagai kandidat.
Resume yang Menarik dan Informatif
Resume Anda harus ditulis dengan jelas dan informatif. Gunakan format yang mudah dibaca dan jangan terlalu panjang. Mulailah dengan informasi pribadi seperti nama, alamat, dan kontak yang mudah dihubungi. Selanjutnya, cantumkan pendidikan terakhir Anda, termasuk gelar yang Anda peroleh dan institusi pendidikan yang Anda selesaikan. Setelah itu, jelaskan pengalaman kerja Anda secara terbalik kronologis, dimulai dari pekerjaan terakhir Anda. Sertakan juga tanggung jawab utama dan prestasi yang Anda capai dalam setiap peran tersebut. Terakhir, cantumkan keahlian yang relevan dengan posisi yang Anda lamar seperti kemampuan bahasa, keterampilan teknis, atau sertifikasi yang Anda miliki.
Portofolio yang Memperlihatkan Kemampuan Anda
Portofolio Anda harus berisi contoh-contoh pekerjaan terbaik yang menunjukkan kemampuan dan kreativitas Anda. Pilihlah contoh-contoh yang paling relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar sebagai fotografer, sertakan beberapa foto terbaik yang pernah Anda ambil. Jika Anda melamar sebagai penulis, sertakan beberapa artikel atau tulisan yang pernah Anda publikasikan. Pastikan untuk mengorganisir portofolio Anda dengan baik dan menyertakan deskripsi singkat untuk setiap contoh pekerjaan yang Anda sertakan. Dengan melampirkan portofolio yang menarik, penerima akan dapat melihat kualitas dan kemampuan Anda secara langsung.
Tuliskan Kalimat Penutup yang Ramah
Sebelum mengakhiri lamaran, tuliskan kalimat penutup yang ramah dan mengundang respons. Kalimat penutup adalah kesempatan terakhir Anda untuk membuat kesan yang baik pada penerima. Misalnya, “Saya sangat berharap untuk mendengar kabar dari Anda segera. Terima kasih atas perhatian dan kesempatan ini.” Dengan menggunakan kalimat penutup yang ramah, Anda menunjukkan rasa hormat dan apresiasi Anda kepada penerima. Jangan lupa juga untuk menyertakan salam penutup yang sopan seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih” diikuti dengan nama lengkap dan kontak Anda.
Menjelaskan Kesempatan untuk Respons
Dalam kalimat penutup, jelaskan dengan jelas bahwa Anda sangat berharap untuk mendengar kabar dari penerima segera. Berikan kesan bahwa Anda siap untuk melanjutkan proses seleksi atau untuk menjawab pertanyaan lebih lanjut. Misalnya, “Saya sangat berharap untuk mendengar kabar dari Anda segera dan siap untuk mengikuti tahapan seleksi selanjutnya. Jika ada informasi tambahan yang perlu saya sampaikan atau jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi saya melalui email atau telepon yang tercantum di bawah ini.” Dengan menjelaskan kesempatan untuk respons, Anda memberikan sinyal kepada penerima bahwa Anda adalah kandidat yang antusias dan siap untuk berkomunikasi lebih lanjut.
Periksa dan Edit Lamaran Anda
Sebelum mengirim lamaran, pastikan untuk memeriksa dan mengeditnya dengan teliti. Periksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan kesalahan pengetikan lainnya. Bacalah kembali lamaran Anda untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Jika perlu, mintalah orang lain untuk membantu Anda memeriksa lamaran sebelum dikirim. Kesalahan kecil dalam lamaran dapat memberikan kesan buruk pada penerima dan dapat mengurangi peluang Anda untuk dipertimbangkan.
Periksa Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan
Perhatikan setiap kalimat dan kata dalam lamaran Anda untuk memeriksa kesalahan tata bahasa dan ejaan. Baca dengan seksama setiap paragraf dan pastikan bahwa subjek dan predikat dalam kalimat telah dipasangkan dengan baik. Perhatikan juga penggunaan tanda baca yang tepat. Jika perlu, gunakan alat bantu seperti kamus atau aplikasi pengecek tata bahasa dan ejaan untuk memastikan kesalahan tersebut diminimalisir. Dengan memeriksa kesalahan tata bahasa dan ejaan, Anda akan terlihat lebih profesional dan rapi dalam mengirim lamaran melalui email.
Perhatikan Kekonsistenan dan Keterbacaan
Selain kesalahan tata bahasa dan ejaan, perhatikan juga kekonsistenan dan keterbacaan lamaran Anda. Pastikan bahwa format dan gaya penulisan yang Anda gunakan konsisten sepanjang lamaran. Misalnya, jika Anda menggunakan bullet point untuk menyusun daftar keahlian, pastikan bahwa semua daftar keahlian menggunakan gaya yang sama. Selain itu, pastikan bahwa lamaran Anda mudah dibaca dan dipahami oleh penerima. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau paragraf yang terlalu padat. Gunakan paragraf pendek dan jelas untuk memudahkan penerima dalam membaca dan memahami lamaran Anda.
Gunakan Alamat Email yang Profesional
Alamat email yang Anda gunakan untuk mengirim lamaran juga mempengaruhi kesan yang diberikan pada penerima. Pastikan alamat email yang Anda gunakan terdengar profesional dan relevan dengan pekerjaan yang Anda lamar. Hindari menggunakan alamat email yang terlalu personal atau tidak relevan dengan pekerjaan yang Anda lamar. Sebaiknya gunakan alamat email dengan format “[email protected]” atau “[email protected]” yang mencerminkan identitas profesional Anda. Alamat email yang profesional akan memberikan kesan baik pada penerima lamaran.
Pilih Alamat Email yang Mudah Dikenali
Ketika memilih alamat email, pastikan untuk menggunakan nama Anda atau variasi dari nama Anda. Hindari penggunaan alamat email yang terlalu personal atau terlalu umum. Jika nama Anda sudah umum dan alamat email dengan format “namaanda” sudah digunakan oleh orang lain, coba tambahkan angka atau singkatan yang relevan untuk membedakan alamat email Anda. Misalnya, “namaanda1985” atau “namaanda.design”. Dengan memilih alamat email yang mudah dikenali, penerima akan dengan mudah mengidentifikasi lamaran Anda dan menghubungi Anda jika d
Pastikan Alamat Email Terdengar Profesional
Selain mudah dikenali, pastikan juga alamat email Anda terdengar profesional. Hindari penggunaan alamat email yang terlalu personal atau lucu, seperti “[email protected]” atau “[email protected]”. Sebaiknya gunakan alamat email dengan format yang sederhana dan mencerminkan identitas profesional Anda. Misalnya, “[email protected]” atau “[email protected]”. Dengan menggunakan alamat email yang terdengar profesional, penerima akan memiliki kesan yang baik tentang Anda sebagai seorang profesional.
Jangan Mengabaikan Etika dan Batas Waktu
Selalu menghormati etika dalam komunikasi email saat mengirim lamaran pekerjaan. Etika yang baik akan mencerminkan profesionalisme dan rasa hormat Anda terhadap perusahaan dan penerima lamaran. Jangan mengirim lamaran pada hari libur atau akhir pekan, kecuali diminta oleh perusahaan. Juga, hindari mengirim lamaran di waktu yang terlalu dini atau terlalu larut malam. Pilih waktu yang tepat untuk mengirim lamaran, seperti hari kerja dan jam kerja normal. Dengan menghormati batas waktu dan etika komunikasi, Anda akan memberikan kesan yang baik pada penerima lamaran.
Hindari Mengirim Lamaran pada Hari Libur atau Akhir Pekan
Ketika mengirim lamaran, pastikan untuk menghindari mengirimnya pada hari libur atau akhir pekan. Penerima lamaran mungkin tidak akan memeriksa email mereka di hari libur atau akhir pekan, sehingga lamaran Anda mungkin terendam di antara banyak email lainnya. Sebaiknya, pilih hari kerja untuk mengirim lamaran, seperti Senin hingga Jumat. Dengan demikian, Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk lamaran Anda diperhatikan oleh penerima.
Pilih Waktu yang Tepat untuk Mengirim Lamaran
Selain memperhatikan hari yang tepat, perhatikan juga waktu yang tepat saat mengirim lamaran. Hindari mengirim lamaran terlalu dini di pagi hari atau terlalu larut malam. Pilihlah waktu yang berada di dalam jam kerja normal, seperti antara pukul 9 pagi hingga 5 sore. Dengan mengirim lamaran pada waktu yang tepat, Anda menunjukkan bahwa Anda memperhatikan detail dan menghormati kegiatan kerja penerima.
Follow-up dengan Sopan
Jika Anda belum menerima balasan dalam waktu yang dijanjikan, Anda dapat mengirimkan follow-up email yang sopan untuk mengecek status lamaran Anda. Namun, pastikan untuk memberikan waktu yang cukup sebelum mengirim follow-up email. Biasanya, tunggu beberapa hari hingga seminggu sebelum mengirimkan follow-up email. Jelaskan dengan singkat dan jelas bahwa Anda ingin mengetahui perkembangan lamaran Anda, dan berterima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diberikan. Dengan mengirim follow-up email yang sopan, Anda menunjukkan keseriusan dan ketertarikan Anda terhadap posisi yang Anda lamar.
Memberikan Waktu yang Cukup sebelum Mengirim Follow-up Email
Sebelum mengirim follow-up email, berikan waktu yang cukup bagi penerima untuk meninjau lamaran Anda. Biasanya, tunggu beberapa hari hingga seminggu sebelum mengirimkan follow-up email. Jika dalam iklan pekerjaan tercantum batas waktu untuk pengiriman lamaran, tunggulah hingga batas waktu tersebut berakhir sebelum mengirimkan follow-up email. Dengan memberikan waktu yang cukup, Anda menunjukkan kesabaran dan pengertian terhadap proses seleksi perusahaan.
Jelaskan Ketertarikan Anda dan Ucapan Terima Kasih
Dalam follow-up email, jelaskan kembali dengan singkat mengapa Anda tertarik dengan posisi yang Anda lamar dan bagaimana Anda berharap dapat berkontribusi bagi perusahaan. Jelaskan juga bahwa Anda ingin mengetahui perkembangan lamaran Anda. Sertakan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diberikan oleh penerima. Misalnya, “Saya ingin mengecek perkembangan lamaran saya untuk posisi ini. Saya sangat tertarik untuk bergabung dengan perusahaan ini dan berkontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan. Terima kasih atas kesempatan ini dan waktu yang telah Anda berikan.” Dengan menjelaskan ketertarikan Anda dan mengucapkan terima kasih, Anda menunjukkan etika yang baik dan ketertarikan yang sungguh-sungguh terhadap posisi tersebut.
Kesimpulan
Mengirim lamaran pekerjaan melalui email dapat menjadi langkah yang efektif dalam mencari pekerjaan. Dalam panduan ini, Anda telah mempelajari cara mengirim lamaran yang baik dan benar melalui email. Mulai dari subjek email yang menarik perhatian, salam pembuka yang sopan, perkenalan diri yang singkat, penjelasan motivasi dan keahlian, hingga melampirkan resume dan portofolio. Anda juga telah mempelajari pentingnya memeriksa dan mengedit lamaran Anda, menggunakan alamat email yang profesional, menghormati etika dan batas waktu, serta mengirim follow-up email yang sopan. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat mengirim lamaran pekerjaan melalui email dengan lebih efektif dan meningkatkan peluang Anda untuk berhasil dalam mencari pekerjaan yang diimpikan. Semoga sukses!
