Proses mengirim lamaran pekerjaan melalui email telah menjadi salah satu langkah yang umum dilakukan dalam mencari pekerjaan di era digital ini. Namun, tidak semua orang mengetahui cara yang baik dan benar dalam mengirim lamaran ke email perusahaan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengirim lamaran ke email dengan baik, detail, dan komprehensif untuk membantu Anda mendapatkan perhatian dan kesempatan yang lebih besar dalam mencapai karier impian Anda.
Saat Anda melamar pekerjaan melalui email, ada beberapa langkah penting yang perlu Anda perhatikan agar lamaran Anda lebih menonjol dan dipertimbangkan oleh perusahaan. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan secara detail dan komprehensif setiap langkah yang harus Anda ikuti dalam mengirim lamaran ke email dengan baik.
Menyusun Surat Lamaran yang Menarik
Jelaskan Minat Anda terhadap Posisi yang Dilamar
Ketika Anda menyusun surat lamaran, sangat penting untuk menjelaskan dengan jelas mengapa Anda tertarik dengan posisi yang Anda lamar. Berikan alasan yang spesifik dan relevan tentang mengapa pekerjaan tersebut menarik bagi Anda. Misalnya, Anda mungkin tertarik karena perusahaan tersebut memiliki reputasi yang baik atau karena pekerjaan tersebut sesuai dengan minat dan keterampilan Anda.
Sesuaikan Kualifikasi dan Pengalaman Anda dengan Posisi yang Ditawarkan
Setelah menjelaskan minat Anda terhadap posisi yang dilamar, selanjutnya jelaskan bagaimana kualifikasi dan pengalaman Anda relevan dengan posisi tersebut. Cantumkan kualifikasi yang Anda miliki yang sesuai dengan persyaratan yang tertera dalam deskripsi pekerjaan. Jika Anda memiliki pengalaman kerja sebelumnya yang relevan, jelaskan tugas dan tanggung jawab yang Anda lakukan serta pencapaian yang telah Anda raih.
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Padat
Dalam menyusun surat lamaran, pergunakan bahasa yang jelas, padat, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit. Sampaikan informasi dengan singkat namun tetap menjelaskan secara detail tentang kualifikasi, pengalaman, dan minat Anda terhadap posisi yang dilamar.
Menyusun CV yang Profesional
Cantumkan Informasi Pribadi yang Lengkap
CV adalah salah satu elemen penting dalam lamaran pekerjaan. Pastikan Anda mencantumkan informasi pribadi yang lengkap, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email yang aktif. Informasi pribadi yang lengkap akan memudahkan perusahaan untuk menghubungi Anda jika lamaran Anda dipertimbangkan.
Pilih Format yang Terstruktur dan Mudah Dibaca
Pilih format CV yang terstruktur dan mudah dibaca oleh penerima. Gunakan font yang jelas dan ukuran yang cukup besar agar informasi dapat terbaca dengan jelas. Gunakan juga heading dan subheading yang jelas untuk membagi informasi dalam CV Anda. Misalnya, gunakan heading “Pendidikan” untuk mencantumkan riwayat pendidikan Anda, dan gunakan subheading untuk mencantumkan detail tentang setiap pendidikan yang Anda sebutkan.
Cantumkan Pengalaman Kerja yang Relevan
Salah satu bagian yang penting dalam CV adalah mencantumkan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan tugas dan tanggung jawab yang Anda lakukan selama bekerja di perusahaan sebelumnya. Jika ada pencapaian yang signifikan, seperti peningkatan penjualan atau pengembangan proyek yang sukses, pastikan untuk mencantumkannya untuk menunjukkan kemampuan dan kontribusi Anda.
Menyiapkan Portofolio yang Relevan
Pilih Pekerjaan yang Menunjukkan Kemampuan dan Kreativitas Anda
Jika Anda memiliki portofolio pekerjaan sebelumnya, pastikan untuk memilih pekerjaan yang menunjukkan kemampuan dan kreativitas Anda yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar pekerjaan sebagai desainer grafis, cantumkan contoh proyek desain grafis yang pernah Anda kerjakan. Ini akan membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang kemampuan Anda.
Organisir Portofolio Anda dengan Tertib
Setelah memilih pekerjaan yang akan dimasukkan dalam portofolio, pastikan untuk mengorganisirnya dengan tertib. Buat folder atau file terpisah untuk setiap proyek dan beri judul yang jelas. Jika memungkinkan, tambahkan deskripsi singkat tentang setiap proyek untuk menjelaskan tujuan, proses, dan hasil yang telah Anda capai.
Melampirkan Portofolio dalam Format yang Mudah Diakses
Sebelum mengirim lamaran, pastikan Anda melampirkan portofolio dalam format yang mudah diakses oleh penerima. Jika portofolio Anda terdiri dari file gambar atau desain, pertimbangkan untuk mengompresnya menjadi file PDF atau ZIP untuk mengurangi ukuran file. Pastikan juga bahwa file portofolio Anda terbuka dengan baik dan tidak rusak saat diakses oleh penerima.
Menulis Email Lamaran yang Sopan
Sertakan Salam Pembuka yang Sopan
Ketika menulis email lamaran, pastikan Anda menggunakan salam pembuka yang sopan. Sertakan salam seperti “Salam Sejahtera” atau “Hormat Kami” diikuti dengan nama penerima. Jika Anda tidak tahu nama penerima, gunakan salam umum seperti “Salam” atau “Hormat Kami” diikuti dengan departemen atau posisi yang Anda lamar.
Perkenalkan Diri dengan Singkat dan Padat
Setelah salam pembuka, perkenalkan diri Anda dengan singkat dan padat. Berikan informasi dasar tentang siapa Anda, latar belakang pendidikan Anda, dan alasan mengapa Anda tertarik dengan posisi yang dilamar. Misalnya, Anda dapat menyebutkan pendidikan terakhir Anda dan pengalaman kerja terkait yang Anda miliki.
Jelaskan Tujuan dari Email Lamaran
Setelah memperkenalkan diri, jelaskan tujuan dari email lamaran Anda. Jelaskan bahwa Anda tertarik dengan posisi yang ditawarkan dan ingin melamar pekerjaan di perusahaan tersebut. Jelaskan juga mengapa Anda merasa cocok dengan perusahaan tersebut dan mengapa Anda ingin bekerja di sana. Berikan alasan yang spesifik dan relevan untuk menunjukkan minat dan motivasi Anda.
Menggunakan Subjek yang Menarik
Gunakan Subjek yang Spesifik dan Relevan
Pemilihan subjek email yang menarik adalah salah satu faktor penting dalam membuat lamaran Anda menonjol di antara ratusan email lain yang diterima oleh perusahaan. Gunakan subjek email yang spesifik dan relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, gunakan subjek seperti “Lamaran Pekerjaan: Senior Graphic Designer dengan Pengalaman 5 Tahun” daripada subjek yang umum seperti “Lamaran Pekerjaan”. Subjek yang spesifik akan menarik perhatian penerima dan menunjukkan kejelasan tujuan Anda.
Jaga Subjek Email Tetap Singkat dan Menarik
Hindari membuat subjek email terlalu panjang atau terlalu rumit. Usahakan untuk menjaga subjek email tetap singkat dan jelas. Gunakan kata-kata yang menarik dan relevan untuk menarik perhatian penerima. Misalnya, gunakan kata-kata seperti “Senior Graphic Designer” atau “Pekerjaan Impian” untuk menunjukkan spesifikasinya. Subjek email yang menarik akan membuat email Anda lebih menonjol di antararatusan lamaran lain yang diterima oleh perusahaan dan meningkatkan kemungkinan lamaran Anda dibuka dan dibaca dengan seksama.
Melampirkan Surat Lamaran dan CV dalam Format yang Tepat
Pilih Format yang Tepat untuk Melampirkan Surat Lamaran
Sebelum melampirkan surat lamaran, pastikan Anda menggunakan format yang tepat. Format yang paling umum digunakan adalah PDF atau DOCX. Format PDF lebih disarankan karena dapat mempertahankan format asli dan tidak mudah diubah. Jika Anda menggunakan format DOCX, pastikan untuk menyimpannya dengan benar dan memeriksa kompatibilitasnya dengan sistem operasi yang digunakan oleh penerima.
Persiapkan CV dalam Format yang Mudah Diakses
Demikian pula, ketika melampirkan CV, pastikan Anda menggunakan format yang mudah diakses. Seperti surat lamaran, format PDF adalah salah satu pilihan yang baik. Selain itu, pastikan untuk menyimpan CV dalam ukuran file yang tidak terlalu besar agar tidak menghambat pengiriman email dan memudahkan penerima untuk membuka dan membaca CV Anda.
Periksa Kembali Surat Lamaran dan CV Anda sebelum Melampirkannya
Sebelum melampirkan surat lamaran dan CV, luangkan waktu untuk memeriksa kembali kesalahan tata bahasa, ejaan, dan format. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau informasi yang terlewat. Perhatikan juga urutan dan penamaan file yang benar sehingga penerima dapat dengan mudah mengidentifikasi dan membuka file yang Anda lampirkan.
Mengirimkan Lamaran ke Alamat Email yang Tepat
Periksa Kembali Alamat Email Perusahaan
Sebelum mengirim lamaran, pastikan Anda memeriksa kembali alamat email perusahaan yang dituju. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau kekeliruan dalam alamat email. Periksa juga apakah alamat email yang Anda gunakan merupakan alamat resmi perusahaan atau alamat kontak yang ditampilkan di situs web mereka.
Sertakan Nama Penerima Jika Diketahui
Jika Anda mengetahui nama penerima email, sertakan nama tersebut dalam alamat email. Misalnya, jika Anda tahu bahwa email akan diteruskan ke departemen sumber daya manusia, sertakan “[email protected]” sebagai alamat email. Jika Anda tahu nama penerima, seperti “[email protected]”, gunakan alamat email tersebut untuk memberikan kesan personal dan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan penelitian terlebih dahulu.
Menghindari Penggunaan Alamat Email Pribadi
Saat mengirim lamaran, hindari menggunakan alamat email pribadi yang tidak profesional. Gunakan alamat email yang terkait dengan nama Anda atau yang mencerminkan profesionalisme. Misalnya, gunakan kombinasi nama dan inisial, seperti “[email protected]” atau “[email protected]”. Hal ini akan memberikan kesan yang lebih serius dan profesional kepada penerima.
Menyertakan Kontak yang Mudah Dihubungi
Sertakan Nomor Telepon yang Aktif
Salah satu hal yang penting dalam email lamaran adalah menyertakan nomor telepon yang aktif. Pastikan nomor telepon yang Anda cantumkan adalah nomor yang dapat dihubungi dengan mudah. Jika perlu, berikan instruksi tambahan, seperti waktu terbaik untuk menghubungi Anda. Jika Anda menggunakan nomor telepon seluler, pastikan Anda selalu menjaga keberadaan dan ketersediaan telepon Anda saat menunggu panggilan.
Sertakan Alamat Email yang Aktif
Selain nomor telepon, jangan lupa untuk menyertakan alamat email yang aktif. Pastikan alamat email yang Anda cantumkan adalah alamat yang sering Anda cek. Periksa kotak masuk email secara teratur untuk memastikan Anda tidak melewatkan pesan penting dari perusahaan atau panggilan wawancara.
Periksa Kembali Kontak yang Anda Cantumkan
Sebelum mengirim lamaran, pastikan Anda memeriksa kembali nomor telepon dan alamat email yang Anda cantumkan. Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau kekeliruan dalam kontak yang Anda berikan. Hal ini penting agar perusahaan dapat dengan mudah menghubungi Anda jika lamaran Anda dipertimbangkan.
Mengirim Lamaran pada Waktu yang Tepat
Pilih Hari dan Jam yang Tepat untuk Mengirim Lamaran
Ketika mengirim lamaran, pilih hari dan jam yang tepat untuk mengoptimalkan kesempatan Anda. Hindari mengirim lamaran pada akhir pekan atau hari libur, karena kemungkinan lamaran Anda terlewat atau tertumpuk dengan lamaran lain yang diterima selama waktu tersebut. Pilih hari kerja dan jam yang tidak terlalu sibuk, seperti hari Selasa hingga Kamis dan jam 9 pagi hingga 4 sore.
Perhatikan Zona Waktu Penerima
Jika Anda melamar pekerjaan di luar negara atau di tempat dengan zona waktu yang berbeda, perhatikan zona waktu penerima. Pastikan Anda mengirim lamaran pada waktu yang tepat dan sesuai dengan zona waktu mereka. Jika Anda tidak yakin dengan zona waktu penerima, gunakan zona waktu lokal perusahaan sebagai acuan.
Pastikan Lamaran Tiba Sebelum Batas Waktu
Terakhir, pastikan lamaran Anda tiba sebelum batas waktu yang ditentukan oleh perusahaan. Jika dalam pengumuman lamaran terdapat tanggal batas pengiriman, pastikan Anda mengirim lamaran sebelum tanggal tersebut. Jangan menunda-nunda pengiriman lamaran hingga mendekati batas waktu, karena hal ini dapat meningkatkan risiko terlewatnya lamaran Anda atau membuat kesan bahwa Anda tidak serius dalam melamar pekerjaan.
Menulis Ucapan Terima Kasih
Ungkapkan Rasa Terima Kasih Anda atas Kesempatan Melamar
Setelah menjelaskan minat, kualifikasi, dan pengalaman Anda, jangan lupa untuk menyampaikan rasa terima kasih Anda atas kesempatan yang diberikan untuk melamar pekerjaan. Ungkapkan apresiasi Anda atas waktu dan perhatian yang telah diberikan oleh perusahaan dalam membaca lamaran Anda. Hal ini akan memberikan kesan yang positif dan menunjukkan sikap yang sopan dan menghargai.
Jelaskan Kesediaan Anda untuk Informasi Lebih Lanjut
Selain menyampaikan rasa terima kasih, jelaskan juga kesediaan Anda untuk memberikan informasi lebih lanjut jika diperlukan. Sampaikan bahwa Anda siap untuk memberikan referensi, portofolio, atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika diminta oleh perusahaan. Hal ini akan menunjukkan keterbukaan dan kerjasama dari pihak Anda.
Akhiri dengan Harapan dan Niat yang Positif
Terakhir, akhiri email lamaran Anda dengan harapan dan niat yang positif. Sampaikan harapan Anda untuk dapat berkontribusi dalam perusahaan dan mencapai kesuksesan bersama. Berikan kesan bahwa Anda antusias dan siap untuk memulai perjalanan karier di perusahaan tersebut. Hal ini akan meningkatkan kesan dan minat perusahaan terhadap Anda sebagai calon kandidat.
Dengan mengikuti panduan lengkap ini, Anda dapat meningkatkan peluang Anda dalam mendapatkan perhatian perusahaan dan membuka pintu kesempatan untuk mencapai karier impian Anda. Ingatlah untuk selalu memperhatikan setiap detail dalam mengirim lamaran ke email perusahaan dan berikan yang terbaik dari diri Anda.
Selamat mencoba dan semoga sukses!
