Sebagai mahasiswa, mengirim email kepada dosen adalah hal yang sering dilakukan. Namun, tidak sedikit mahasiswa yang masih merasa kesulitan dalam menyusun email yang baik dan benar. Terkadang, kebingungan dalam memilih kata-kata yang tepat dan tata bahasa yang sesuai dapat menghambat komunikasi dengan dosen. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mempelajari cara mengirim email yang baik dan benar kepada dosen. Dalam artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah dan tips-tips yang dapat membantu Anda dalam menyusun email yang efektif kepada dosen.
Sebelum kita membahas lebih lanjut, penting untuk diingat bahwa setiap dosen memiliki preferensi masing-masing dalam hal komunikasi melalui email. Tetapi, ada beberapa prinsip dasar yang dapat Anda ikuti untuk memastikan email Anda terlihat profesional dan mendapatkan respons yang positif dari dosen. Berikut adalah langkah-langkah dan tips-tips yang dapat Anda terapkan.
Menentukan Tujuan Email
Langkah pertama dalam mengirim email yang baik dan benar kepada dosen adalah menentukan tujuan email Anda. Apakah Anda ingin bertanya tentang tugas, meminta saran, atau mengajukan pertemuan? Dengan menentukan tujuan email, Anda dapat memfokuskan isi email dan menjaga pesan agar tetap jelas dan singkat.
Sebelum Anda mulai menulis email, pikirkan terlebih dahulu apa yang ingin Anda sampaikan kepada dosen. Apakah Anda memiliki pertanyaan yang spesifik atau butuh bantuan dalam suatu masalah? Jika Anda tidak memiliki tujuan yang jelas, email Anda mungkin akan terlihat bingung dan tidak terarah. Oleh karena itu, sebelum mengirim email, pastikan Anda telah menentukan tujuan dari email tersebut.
Mengapa Menentukan Tujuan Email Penting?
Menentukan tujuan email sangat penting karena akan membantu Anda dalam menyusun isi email dengan lebih terfokus. Dosen biasanya memiliki waktu yang terbatas, oleh karena itu, dengan menentukan tujuan yang jelas, Anda dapat memudahkan dosen dalam membaca dan merespons email Anda. Selain itu, dengan menentukan tujuan yang spesifik, Anda juga dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi dengan dosen.
Bagaimana Menentukan Tujuan Email dengan Baik?
Untuk menentukan tujuan email dengan baik, pertama-tama Anda perlu memahami dengan jelas apa yang ingin Anda capai melalui email tersebut. Jika Anda membutuhkan bantuan atau informasi, pastikan Anda telah mencari jawaban dari pertanyaan Anda sebelum mengirim email. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan upaya untuk memecahkan masalah atau menemukan informasi yang Anda butuhkan. Jika Anda ingin mengajukan pertemuan, pastikan Anda telah menentukan waktu yang sesuai dan memberikan alasan yang jelas mengapa Anda ingin bertemu dengan dosen tersebut.
Menulis Subjek yang Menarik
Setelah menentukan tujuan email, langkah berikutnya adalah menulis subjek email yang menarik. Subjek email adalah hal pertama yang dilihat oleh dosen, sehingga penting untuk membuat subjek yang menarik perhatian dan mencerminkan isi email. Hindari menggunakan subjek yang terlalu umum atau ambigu. Sebaliknya, gunakan subjek yang spesifik dan informatif agar dosen tertarik membuka email Anda.
Subjek email yang menarik dapat membuat dosen ingin membaca email Anda dengan segera. Pilih kata-kata yang tepat yang dapat memperjelas isi email tanpa membuat dosen bingung. Misalnya, jika Anda ingin bertanya tentang tugas, gunakan subjek seperti “Pertanyaan tentang Tugas [Nama Mata Kuliah]” atau jika Anda ingin mengajukan pertemuan, gunakan subjek seperti “Permohonan Pertemuan [Nama Mata Kuliah]”. Dengan memilih subjek email yang tepat, Anda dapat meningkatkan kemungkinan email Anda dibaca dan mendapatkan respons dari dosen.
Tips Menulis Subjek Email yang Menarik
Berikut beberapa tips dalam menulis subjek email yang menarik:
1. Gunakan Kata Kunci yang Relevan
Pilih kata kunci yang relevan dengan isi email Anda. Misalnya, jika Anda ingin bertanya tentang tugas, gunakan kata kunci “tugas” atau “pertanyaan tentang tugas”. Hal ini akan membantu dosen dalam memahami tujuan email Anda.
2. Buat Subjek yang Spesifik
Pilih subjek yang spesifik dan tidak terlalu umum. Hindari menggunakan subjek yang terlalu umum seperti “Pertanyaan” atau “Pertemuan”. Sebaliknya, gunakan subjek yang lebih spesifik seperti “Pertanyaan tentang Tugas Minggu Ini” atau “Permohonan Pertemuan untuk Mendiskusikan Proyek Akhir”. Dengan subjek yang spesifik, dosen dapat dengan mudah memahami isi email Anda sebelum membukanya.
3. Gunakan Bahasa yang Menarik dan Menggugah Perhatian
Cobalah untuk menggunakan bahasa yang menarik dan menggugah perhatian dalam subjek email Anda. Misalnya, gunakan kata-kata seperti “penting”, “urgent”, atau “perlu bantuan” untuk menarik perhatian dosen. Namun, pastikan bahwa kata-kata tersebut memang benar-benar mencerminkan urgensi atau kepentingan dari email Anda.
Menggunakan Pengantar yang Sopan
Setelah menentukan subjek email, langkah berikutnya adalah menulis pengantar yang sopan. Pengantar merupakan bagian pertama dari email Anda yang akan dilihat oleh dosen. Oleh karena itu, penting untuk membuat pengantar yang sopan dan menghormati dosen.
Pada bagian pengantar, lakukan salam pembuka dengan menggunakan gelar yang tepat, seperti “Bapak/Ibu Profesor” atau “Bapak/Ibu Doktor”. Jangan lupa untuk menyebutkan nama lengkap Anda dan menyampaikan penghargaan atau apresiasi kepada dosen. Misalnya, Anda dapat memulai email dengan “Bapak/Ibu Profesor [Nama Dosen], saya harap email ini dapat menemukan Anda dalam keadaan baik. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas bantuan dan dukungan yang telah Anda berikan kepada saya selama ini.”
Pentingnya Pengantar yang Sopan
Pengantar yang sopan memiliki peran penting dalam membuat dosen merasa dihargai dan dihormati. Dosen adalah sosok otoritas dalam bidangnya, oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan dan menghormati dalam pengantar email. Dengan pengantar yang sopan, Anda juga dapat menunjukkan bahwa Anda adalah mahasiswa yang serius dan menghargai waktu dan keberadaan dosen.
Tips Menulis Pengantar yang Sopan
Berikut beberapa tips dalam menulis pengantar yang sopan:
1. Gunakan Gelar yang Tepat
Pastikan Anda menggunakan gelar yang tepat saat melakukan salam pembuka dalam email. Jika dosen memiliki gelar profesor, gunakan “Bapak/Ibu Profesor”. Jika dosen memiliki gelar doktor, gunakan “Bapak/Ibu Doktor”. Penting untuk menggunakan gelar yang tepat untuk menunjukkan penghormatan kepada dosen.
2. Sebutkan Nama Lengkap Anda
Jangan lupa untuk menyebutkan nama lengkap Anda dalam pengantar email. Hal ini akan membantu dosen dalam mengidentifikasi siapa yang mengirim email. Misalnya, Anda dapat menuliskan “Saya adalah [Nama Lengkap Anda], mahasiswa dari [Nama Program Studi] angkatan [Tahun Masuk].”
3. Sampaikan Penghargaan atau Apresiasi
Sampaikan penghargaan atau apresiasi Anda kepada dosen dalam pengantar email. Misalnya, Anda dapat menyampaikan “Saya ingin mengucapkan terima kasih atas bantuan dan dukungan yang telah Anda berikan kepada saya selama ini” atau “Saya sangat menghargai pengetahuan dan kepakaran yang Bapak/Ibu miliki dalam bidang ini”. Dengan menyampaikan penghargaan atau apresiasi, Anda dapat menunjukkan rasa terima kasih Anda kepada dosen dan membuatnya merasa dihargai.
Menjaga Kepatuhan Tata Bahasa
Tata bahasa yang benar sangat penting dalam menyusun email yang baik dan benar. Penggunaan tata bahasa yang tepat akan membuat email Anda terlihat lebih profesional dan mudah dibaca oleh dosen. Hindari penggunaan kata-kata slang atau singkatan yang tidak baku. Pastikan Anda menggunakan ejaan dan tata bahasa yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Mengapa Kepatuhan Tata Bahasa Penting?
Patuhi tata bahasa yang baik dan benar sangat penting dalam menyusun email kepada dosen. Dosen adalah sosok yang memiliki pengetahuan dan keahlian di bidangnya, dan mereka akan lebih menghargai email yang ditulis dengan bahasa yang baik dan benar. Dengan mematuhi tata bahasa yang benar, Anda juga dapat memastikan bahwa pesan Anda dapat dipahami dengan jelas oleh dosen.
Tips Menjaga Kepatuhan Tata Bahasa
Berikut beberapa tips dalam menjaga kepatuhan tata bahasa dalam email:
1. Perhatikan Ejaan dan Tata Bahasa
Periksa kembali email Anda untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam ejaan dan tata bahasa. Pastikan Anda menggunakan tanda baca dengan benar, seperti tanda titik, koma, dan tanda seru. Perhatikan juga penggunaan huruf besar dan huruf kecil yang sesuai.
2. Hindari Penggunaan Kata-kata Slang atau Singkatan
Hindari penggunaan kata-kata slang atau singkatan yang tidak baku dalam email Anda. Gunakan bahasa yang formal dan profesional. Jika Anda tidak yakin tentang arti atau penggunaan suatu kata, sebaiknya cari tahu terlebih dahulu sebelum menggunakannya dalam email.
3. Gunakan Kalimat yang Jelas dan Padat
Gunakan kalimat yang jelas dan padat dalam email Anda. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau rumit. Gunakan kalimat yang sederhana dan langsung ke point agar pesan Anda dapat dengan mudah dipahami oleh dosen.
Menyampaikan Pesan secara Jelas dan Singkat
Ketika menulis isi email, pastikan Anda menyampaikan pesan secara jelas dan singkat. Dosen memiliki waktu yang terbatas, oleh karena itu, penting untuk membuat email yang tidak terlalu panjang dan membingungkan. Gunakan kalimat yang sederhana dan langsung ke point untuk menjelaskan apa yang Anda butuhkan atau tanyakan kepada dosen.
Saat menulis isi email, pastikan Anda mengorganisasi informasi dengan baik. Gunakan paragraf yang terpisah untuk setiap gagasan atau pertanyaan yang ingin Anda sampaikan. Jika Anda memiliki beberapa pertanyaan, berikan nomor atau bullet point untuk memudahkan dosen dalam membaca dan merespons setiap pertanyaan Anda.
Tips Menyampaikan Pesan secara Jelas dan Singkat
Berikut beberapa tips dalam menyampaikan pesan secara jelas dan singkat dalam email:
1. Gunakan Kalimat Singkat dan Padat
Gunakan kalimat singkat dan padat untuk menyampaikan pesan Anda. Jangan membuat kalimat yang terlalu panjang dan rumit. Pastikan setiap kalimat memiliki maksud yang jelas dan dapat dipahami dengan mudah oleh dosen.
2. Jelaskan dengan Detail yang Tepat
Jelaskan pertanyaan atau permintaan Anda dengan detail yang tepat. Sertakan informasi yang relevan dan diperlukan agar dosen dapat memberikan respons yang relevan pula. Misalnya, jika Anda ingin bertanya tentang tugas, sertakan detail tugas yang sedang Anda kerjakan, seperti judul tugas, batas waktu, dan pertanyaan spesifik yang ingin Anda tanyakan.
3. Gunakan Paragraf yang Terpisah untuk Setiap Gagasan
Gunakan paragraf yang terpisah untuk setiap gagasan atau pertanyaan yang ingin Anda sampaikan. Hal ini akan membuat email Anda lebih terstruktur dan mudah dibaca. Berikan nomor atau bullet point untuk memudahkan dosen dalam membaca dan merespons setiap pertanyaan atau gagasan yang Anda sampaikan.
Menyertakan Informasi yang Diperlukan
Jika Anda membutuhkan bantuan atau informasi tertentu dari dosen, pastikan untuk menyertakan informasi yang diperlukan dalam email. Misalnya, jika Anda ingin bertanya tentang tugas, sertakan detail tugas yang sedang Anda kerjakan, seperti judul tugas, batas waktu, dan pertanyaan spesifik yang ingin Anda tanyakan. Dengan memberikan informasi yang lengkap, dosen dapat dengan mudah memberikan tanggapan yang relevan dan membantu Anda.
Selain itu, jika Anda ingin mengajukan pertemuan dengan dosen, sertakan informasi tentang waktu yang Anda usulkan untuk pertemuan tersebut. Berikan beberapa opsi waktu yang memungkinkan dan berikan alasan mengapa Anda ingin bertemu dengan dosen. Informasi yang jelas dan lengkap akan membantu dosen dalam memahami tujuan dan kebutuhan Anda.
Tips Menyertakan Informasi yang Diperlukan
Berikut beberapa tips dalam menyertakan informasi yang diperlukan dalam email:
1. Sediakan Detail yang Spesifik
Sertakan detail yang spesifik tentang tugas atau masalah yang ingin Anda sampaikan kepada dosen. Misalnya, jika Anda ingin bertanya tentang tugas, sertakan judul tugas, batas waktu, dan pertanyaan spesifik yang ingin Anda tanyakan. Dengan memberikan detail yang spesifik, dosen dapat memberikan tanggapan yang lebih relevan dan membantu Anda.
2. Berikan Konteks yang Diperlukan
Berikan konteks yang diperlukan agar dosen dapat memahami latar belakang masalah atau pertanyaan Anda. Misalnya, jika Anda ingin meminta saran atau pendapat, berikan latar belakang mengenai masalah atau topik yang ingin Anda diskusikan. Konteks yang jelas akan membantu dosen dalam memberikan respons yang lebih baik.
3. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika Anda perlu menyertakan dokumen atau file dalam email, pastikan untuk melampirkannya. Misalnya, jika Anda ingin meminta dosen untuk meninjau tugas atau makalah Anda, sertakan file tersebut sebagai lampiran. Pastikan lampiran Anda terkait dengan pertanyaan atau permintaan yang Anda sampaikan dalam email.
Menggunakan Bahasa yang Santun dan Menghormati
Gunakan bahasa yang santun dan menghormati saat menulis email kepada dosen. Dosen adalah sosok otoritas dalam bidangnya, oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan dan menghormati. Hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas. Jaga sopan santun dalam setiap kalimat yang Anda tulis.
Selain itu, penting juga untuk menggunakan bahasa yang ramah dan tidak menggurui. Jangan terlalu formal atau terlalu akrab dalam menggunakan bahasa. Jaga keseimbangan yang tepat antara kesopanan dan keakraban dalam bahasa yang Anda gunakan.
Tips Menggunakan Bahasa yang Santun dan Menghormati
Berikut beberapa tips dalam menggunakan bahasa yang santun dan menghormati dalam email:
1. Gunakan Bahasa yang Formal
Gunakan bahasa yang formal dan sesuai dengan konteks komunikasi. Hindari penggunaan kata-kata slang atau bahasa sehari-hari yang kurang formal. Pastikan Anda menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2. Jaga Sopan Santun dalam Setiap Kalimat
Jaga sopan santun dalam setiap kalimat yang Anda tulis. Hindari penggunaan kata-kata kasar, menghina, atau tidak pantas. Gunakan kalimat yang sopan dan menghormati dalam setiap interaksi dengan dosen. Ingatlah bahwa Anda berkomunikasi dengan sosok otoritas dalam bidangnya, jadi penting untuk menjaga kesopanan dalam setiap kalimat yang Anda sampaikan.
3. Hindari Penggunaan Bahasa yang Terlalu Formal atau Terlalu Akrab
Jaga keseimbangan yang tepat dalam penggunaan bahasa. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal sehingga terkesan kaku, namun juga hindari penggunaan bahasa yang terlalu akrab sehingga terkesan kurang sopan. Gunakan bahasa yang ramah namun tetap menghormati posisi dan otoritas dosen.
Mengakhiri Email dengan Tepat
Sebelum mengakhiri email, sampaikan penutup yang sopan dan sesuai dengan konteks komunikasi. Penutup yang tepat akan memberikan kesan terakhir kepada dosen dan meninggalkan kesan yang baik. Sampaikan terima kasih atau penghargaan Anda kepada dosen atas waktu dan perhatiannya. Jangan lupa untuk menandatangani email dengan nama lengkap Anda dan menyertakan kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat surel.
Tips Mengakhiri Email dengan Tepat
Berikut beberapa tips dalam mengakhiri email dengan tepat:
1. Sampaikan Terima Kasih atau Penghargaan
Sampaikan terima kasih atau penghargaan Anda kepada dosen atas waktu dan perhatiannya. Misalnya, Anda dapat menuliskan “Terima kasih banyak atas perhatian dan bantuannya” atau “Saya sangat menghargai kesediaan Bapak/Ibu untuk membaca email ini”. Ungkapkan rasa terima kasih Anda secara tulus dan sopan.
2. Tandatangani Email dengan Nama Lengkap Anda
Jangan lupa untuk menandatangani email dengan nama lengkap Anda. Ini akan membantu dosen dalam mengidentifikasi siapa pengirim email. Misalnya, Anda dapat menuliskan “Hormat saya, [Nama Lengkap Anda]” atau “Terima kasih, [Nama Lengkap Anda]”. Pastikan nama lengkap Anda ditulis dengan jelas dan tidak terjadi kesalahan penulisan.
3. Sertakan Kontak yang Dapat Dihubungi
Sertakan kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat surel, di bagian penutup email. Jika dosen membutuhkan informasi tambahan atau ingin menghubungi Anda, kontak yang Anda sertakan akan memudahkan dosen dalam melakukan hal tersebut. Pastikan kontak yang disertakan masih aktif dan dapat dihubungi dengan mudah.
Mengecek Kembali dan Mengedit
Setelah menulis email, penting untuk melakukan pengecekan ulang dan mengedit dengan teliti sebelum mengirimkannya. Pengecekan ulang akan membantu Anda menemukan kesalahan tata bahasa, ejaan, atau kalimat yang tidak jelas dalam email. Dengan mengedit email dengan teliti, Anda dapat memastikan bahwa email yang Anda kirimkan terlihat profesional dan mudah dipahami oleh dosen.
Langkah-langkah dalam Mengecek Kembali dan Mengedit Email
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan dalam mengecek kembali dan mengedit email sebelum mengirimkannya:
1. Baca Ulang Email Anda
Baca ulang email Anda secara keseluruhan untuk mencari kesalahan tata bahasa, ejaan, atau kalimat yang tidak jelas. Perhatikan juga alur dan logika dari email tersebut. Pastikan bahwa pesan yang ingin Anda sampaikan terdengar jelas dan mudah dipahami.
2. Periksa Ejaan dan Tata Bahasa
Periksa ejaan dan tata bahasa dalam email Anda. Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, penggunaan tanda baca yang salah, atau kalimat yang tidak gramatikal. Perhatikan juga penggunaan huruf besar dan huruf kecil yang sesuai.
3. Fokus pada Detail dan Kesalahan Kecil
Perhatikan detail dan kesalahan kecil dalam email Anda. Misalnya, periksa apakah ada kesalahan penulisan nama dosen, mata kuliah, atau tanggal. Perhatikan juga format penulisan, seperti penggunaan spasi dan tanda baca yang tepat.
4. Baca dengan Perspektif Dosen
Coba membaca email Anda dengan perspektif dosen. Tinjau kembali apakah email Anda memberikan informasi yang cukup, jelas, dan relevan bagi dosen. Perhatikan apakah ada pertanyaan yang belum terjawab atau informasi yang kurang diberikan.
Menghargai Waktu dan Ketersediaan Dosen
Terakhir, ingatlah untuk menghargai waktu dan ketersediaan dosen. Dosen memiliki jadwal yang padat dan tugas-tugas lain yang perlu diselesaikan. Jangan mengharapkan bahwa dosen akan segera merespons email Anda. Berikan waktu yang cukup untuk dosen membaca dan merespons email Anda.
Jika dosen tidak merespons dalam waktu yang lama, Anda dapat mengirimkan follow-up email dengan sopan dan menghormati waktu dosen. Namun, pastikan bahwa follow-up email tersebut memang diperlukan dan tidak menyalahi batas kesopanan. Jika memungkinkan, cobalah untuk mengatur pertemuan langsung dengan dosen untuk membahas pertanyaan atau masalah yang Anda hadapi.
Keuntungan Menghargai Waktu dan Ketersediaan Dosen
Dengan menghargai waktu dan ketersediaan dosen, Anda dapat membangun hubungan yang baik dengan dosen dan mendapatkan respons yang lebih baik pula. Dosen akan lebih cenderung memberikan perhatian dan bantuan kepada mahasiswa yang menghargai waktu dan ketersediaan mereka.
Kesimpulan
Dalam mengirim email kepada dosen, penting untuk memperhatikan langkah-langkah dan tips-tips yang telah dijelaskan di atas. Dengan menentukan tujuan email, menulis subjek yang menarik, menggunakan pengantar yang sopan, menjaga kepatuhan tata bahasa, menyampaikan pesan secara jelas dan singkat, menyertakan informasi yang diperlukan, menggunakan bahasa yang santun dan menghormati, mengakhiri email dengan tepat, dan menghargai waktu dan ketersediaan dosen, Anda dapat menyusun email yang baik dan benar serta meningkatkan kemungkinan mendapatkan respons yang positif dari dosen.
Ingatlah untuk selalu menjaga kesopanan dan menghormati waktu dosen dalam setiap komunikasi melalui email. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam mengirim email yang baik dan benar kepada dosen. Terima kasih telah membaca!
