Saat mencari pekerjaan, mengirim CV melalui email sudah menjadi hal yang umum dilakukan. Mengapa? Karena dengan mengirim CV melalui email, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar CV yang Anda kirimkan terlihat profesional dan menarik perhatian perekrut. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengirim CV lewat email yang baik. Simak baik-baik dan ikuti langkah-langkahnya!
Menyusun CV yang Menarik
Sebelum mengirim CV lewat email, pastikan CV Anda sudah disusun secara rapi dan menarik. Buatlah format CV yang mudah dibaca dengan menggunakan font yang profesional dan ukuran huruf yang nyaman untuk dibaca. Jangan lupa untuk menyertakan informasi pribadi, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang relevan. Pastikan juga untuk mencantumkan kontak yang dapat dihubungi.
CV yang menarik adalah CV yang memiliki struktur yang jelas dan terorganisir dengan baik. Bagi CV Anda menjadi beberapa bagian seperti informasi pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan referensi. Setiap bagian harus memiliki subjudul yang jelas dan mudah dibaca. Misalnya, subjudul “Pendidikan” diikuti dengan daftar riwayat pendidikan Anda dari yang terbaru hingga yang terlama.
Selain itu, gunakan bullet points atau poin-poin yang terorganisir dengan baik untuk memudahkan perekrut dalam membaca CV Anda. Berikan penekanan pada prestasi terkait pendidikan dan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Hindari informasi yang tidak relevan atau terlalu detail. Pastikan CV Anda tetap singkat, padat, dan informatif.
Pilih Font dan Ukuran Huruf yang Profesional
Jika Anda ingin CV Anda terlihat profesional, pilihlah font yang mudah dibaca dan ukuran huruf yang tidak terlalu kecil atau terlalu besar. Font yang sering digunakan dalam CV adalah Times New Roman, Arial, atau Calibri. Hindari menggunakan font yang terlalu dekoratif atau sulit dibaca. Pilih ukuran huruf antara 10 hingga 12 untuk memastikan bahwa CV Anda dapat dibaca dengan nyaman.
Gunakan Format yang Rapi dan Terstruktur
Pastikan CV Anda memiliki format yang rapi dan terstruktur. Gunakan paragraf terpisah untuk setiap bagian seperti informasi pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan. Berikan jarak antara setiap bagian agar mudah dibaca. Selain itu, gunakan bullet points atau poin-poin yang terorganisir dengan baik untuk menyajikan informasi secara terperinci dan mudah dipahami.
Cantumkan Informasi Pribadi yang Relevan
Pada bagian informasi pribadi, cantumkan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email yang aktif. Pastikan Anda menyertakan informasi kontak yang dapat dihubungi dengan mudah oleh perekrut. Jika Anda memiliki akun LinkedIn atau portofolio online, Anda juga dapat menyertakan link ke profil Anda agar perekrut dapat melihat lebih banyak tentang Anda.
Riwayat Pendidikan yang Terbaru hingga Terlama
Pada bagian riwayat pendidikan, mulailah dengan mencantumkan pendidikan terakhir Anda. Tuliskan nama institusi, gelar yang Anda peroleh, bidang studi, dan tahun lulus dengan jelas. Jika Anda memiliki prestasi akademik yang menonjol, seperti penghargaan atau beasiswa, jangan lupa untuk mencantumkannya juga. Urutkan riwayat pendidikan Anda dari yang terbaru hingga yang terlama.
Pengalaman Kerja yang Relevan dan Prestasi yang Dicapai
Pada bagian pengalaman kerja, cantumkan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Tuliskan nama perusahaan, posisi yang Anda pegang, tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan, serta tanggung jawab dan pencapaian yang Anda lakukan. Berikan penekanan pada prestasi yang relevan dan dapat memperkuat CV Anda. Jika Anda memiliki pengalaman kerja yang luas, fokuskan pada pengalaman yang paling relevan dengan posisi yang Anda lamar.
Kemampuan dan Keterampilan yang Dimiliki
Pada bagian keterampilan, cantumkan keterampilan yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar sebagai desainer grafis, cantumkan keterampilan dalam menggunakan software desain seperti Adobe Photoshop atau Illustrator. Jika Anda memiliki sertifikasi atau pelatihan yang relevan, jangan lupa untuk mencantumkannya juga. Pastikan keterampilan yang Anda sebutkan dapat mendukung klaim Anda sebagai kandidat yang cocok untuk posisi yang Anda lamar.
Referensi yang Dapat Diandalkan
Anda juga dapat mencantumkan referensi dalam CV Anda. Referensi adalah orang yang dapat memberikan rekomendasi tentang kualitas dan kemampuan Anda sebagai kandidat. Pastikan Anda mendapatkan izin dari orang-orang yang Anda cantumkan sebagai referensi sebelum mencantumkannya dalam CV Anda. Tuliskan nama, jabatan, nomor telepon, dan alamat email referensi Anda secara jelas.
Menulis Subjek Email yang Menarik
Subjek email merupakan hal pertama yang akan dilihat oleh penerima email. Oleh karena itu, pastikan Anda menulis subjek email yang menarik dan mencerminkan tujuan Anda mengirim CV. Misalnya, “Lamaran Pekerjaan – Nama Anda” atau “CV – Lowongan Kerja di Perusahaan ABC”. Hal ini akan membantu perekrut mengenali tujuan email Anda sebelum membukanya.
Subjek email yang menarik adalah subjek yang ringkas, jelas, dan langsung menggambarkan isi email. Hindari subjek email yang terlalu panjang atau ambigu. Pilih kata-kata yang tepat agar subjek email Anda menarik perhatian perekrut. Gunakan kata-kata seperti “lamaran pekerjaan”, “CV”, atau “lowongan kerja” agar subjek email Anda terlihat relevan dengan tujuan Anda mengirim email.
Berikan Informasi Penting dalam Subjek Email
Untuk membuat subjek email yang menarik, berikan informasi penting seperti lamaran pekerjaan dan nama Anda. Misalnya, “Lamaran Pekerjaan – Nama Anda” atau “CV – Lowongan Kerja di Perusahaan ABC”. Dengan memberikan informasi penting dalam subjek email, perekrut dapat dengan mudah mengenali tujuan email Anda dan memberikan perhatian lebih pada email Anda.
Hindari Subjek Email yang Terlalu Panjang atau Ambigu
Hindari subjek email yang terlalu panjang atau ambigu. Subjek yang terlalu panjang dapat membuat perekrut malas membacanya dan mungkin akan terlewatkan. Subjek yang ambigu juga dapat membuat perekrut bingung tentang isi email Anda. Gunakan kata-kata yang tepat, singkat, dan jelas agar subjek email Anda terlihat profesional dan menarik perhatian perekrut.
Gunakan Kata-kata yang Tepat untuk Menarik Perhatian
Gunakan kata-kata yang tepat untuk menarik perhatian perekrut. Misalnya, kata-kata seperti “lamaran pekerjaan”, “CV”, “lowongan kerja”, atau “peluang karir”. Kata-kata ini akan memberikan kesan yang relevan dengan tujuan Anda mengirim email dan dapat membuat perekrut tertarik untuk membuka email Anda. Pilih kata-kata yang sesuai dengan posisi yang Anda lamar agar subjek email Anda terlihat lebih menarik.
Menggunakan Bahasa yang Baik dan Sopan
Pemilihan bahasa yang baik dan sopan sangat penting dalam mengirim CV lewat email. Pastikan Anda menggunakan kalimat yang jelas, ringkas,dan tidak bertele-tele. Gunakan kata-kata yang sopan dan hindari penggunaan bahasa gaul atau kata-kata yang kurang profesional. Hindari juga penggunaan huruf kapital berlebihan atau penggunaan huruf miring yang berlebihan. Hindari penggunaan emotikon atau singkatan yang tidak profesional dalam email Anda. Gunakan bahasa yang baku dan formal untuk memberikan kesan yang serius dan profesional kepada perekrut.
Pilih Kata-kata yang Tepat dan Jelas
Saat menulis email, pastikan Anda menggunakan kata-kata yang tepat dan jelas. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas. Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan langsung to the point. Jelaskan dengan jelas tujuan Anda mengirimkan CV dan apa yang Anda harapkan dari perekrut. Sampaikan pesan Anda dengan singkat dan jelas agar tidak membuat perekrut bingung atau kehilangan minat dalam membaca email Anda.
Jaga Tonalitas Tulisan Anda
Pastikan Anda menjaga tonalitas tulisan Anda tetap netral dan profesional. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu emosional atau subjektif. Jaga sikap netral dan objektif dalam mengungkapkan ide atau pendapat Anda. Gunakan kalimat yang santun dan hormat kepada perekrut. Jika Anda perlu memberikan kritik atau saran, pilih kata-kata yang sopan dan hindari penggunaan kata-kata yang menyerang atau merendahkan.
Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan
Sebelum mengirim email, periksa kembali tata bahasa dan ejaan dalam email Anda. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa seperti kesalahan subjek dan predikat, kesalahan penggunaan kata bantu, atau kesalahan konstruksi kalimat. Periksa juga ejaan kata-kata dan tanda baca yang digunakan. Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat memberikan kesan yang kurang profesional dan mengurangi kredibilitas Anda sebagai kandidat yang potensial.
Menyertakan Salam Pembuka dan Penutup
Saat menulis email, jangan lupa untuk menyertakan salam pembuka dan penutup. Salam pembuka biasanya berupa “Halo” atau “Dear” diikuti dengan nama perekrut atau perusahaan yang dituju. Sedangkan salam penutup biasanya berupa “Terima kasih” atau “Salam hormat” diikuti dengan nama lengkap Anda. Hal ini akan memberikan kesan yang sopan dan profesional.
Pilih Salam Pembuka yang Sesuai
Pilih salam pembuka yang sesuai dengan situasi dan hubungan Anda dengan perekrut. Jika Anda tidak mengenal perekrut dengan baik, gunakan salam pembuka yang lebih formal seperti “Dear” diikuti dengan nama perekrut atau posisi yang mereka pegang. Jika Anda memiliki hubungan yang lebih akrab dengan perekrut, Anda dapat menggunakan salam pembuka yang lebih santai seperti “Halo” diikuti dengan nama mereka.
Gunakan Salam Penutup yang Sopan
Salam penutup adalah kesempatan Anda untuk meninggalkan kesan yang baik kepada perekrut. Gunakan salam penutup yang sopan seperti “Terima kasih” atau “Salam hormat” diikuti dengan nama lengkap Anda. Jangan lupa untuk mencantumkan tanda baca seperti koma setelah salam penutup. Hal ini akan memberikan kesan yang sopan dan profesional dalam mengakhiri email Anda.
Jangan Lupa Tanda Tangan
Setelah salam penutup, jangan lupa untuk menyertakan tanda tangan Anda. Tanda tangan dapat berupa nama lengkap Anda, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi. Anda juga dapat menyertakan link ke profil LinkedIn atau situs web pribadi Anda jika relevan. Tanda tangan ini akan memberikan perekrut informasi tambahan tentang Anda dan memudahkan mereka untuk menghubungi Anda jika mereka tertarik dengan CV Anda.
Mengecek Kembali Isi Email sebelum Mengirim
Sebelum mengirim CV lewat email, pastikan Anda mengecek kembali isi email Anda. Periksa apakah CV dan surat lamaran sudah terlampir dengan benar. Periksa juga tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang digunakan. Pastikan tidak ada kesalahan yang dapat mengurangi kesan profesional Anda. Jika perlu, mintalah bantuan teman atau keluarga untuk membantu Anda mengecek.
Periksa Lampiran CV dan Surat Lamaran
Sebelum mengirim email, pastikan Anda telah melampirkan CV dan surat lamaran dengan benar. Periksalah bahwa file-file tersebut dapat dibuka dan tidak rusak. Pastikan juga nama file yang Anda lampirkan sesuai dengan isi email Anda. Hindari kesalahan seperti melampirkan file yang salah atau melampirkan file yang rusak. Periksa juga apakah ukuran file tidak terlalu besar sehingga mempersulit penerima email untuk mengunduhnya.
Periksa Tata Bahasa, Ejaan, dan Tanda Baca
Sebelum mengirim email, luangkan waktu untuk memeriksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca dalam email Anda. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa seperti kesalahan subjek dan predikat, kesalahan penggunaan kata bantu, atau kesalahan konstruksi kalimat. Periksa juga ejaan kata-kata dan tanda baca yang digunakan. Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat memberikan kesan yang kurang profesional dan mengurangi kredibilitas Anda sebagai kandidat yang potensial.
Minta Bantuan Orang Lain untuk Mengecek
Jika Anda ragu dengan kemampuan Anda sendiri dalam memeriksa email, mintalah bantuan orang lain untuk membantu Anda mengecek. Minta teman, keluarga, atau mentor untuk membaca email Anda dan memberikan masukan. Mereka dapat membantu Anda menemukan kesalahan yang mungkin terlewatkan oleh Anda. Dengan meminta bantuan orang lain, Anda dapat memastikan bahwa email Anda bebas dari kesalahan dan terlihat profesional.
Mengirim Email pada Waktu yang Tepat
Pilih waktu yang tepat untuk mengirim CV lewat email. Biasanya, waktu terbaik untuk mengirim email adalah pada pagi hari atau awal minggu. Hindari mengirim email pada akhir pekan atau hari libur, karena penerima email mungkin tidak akan membacanya dengan seksama. Jika Anda sudah menentukan waktu yang tepat, pastikan Anda mengirim email pada waktu tersebut agar mendapatkan perhatian yang lebih.
Ketahui Jadwal Kerja dan Aktivitas Penerima Email
Sebelum mengirim email, cari tahu jadwal kerja dan aktivitas penerima email. Hindari mengirim email pada saat-saat yang sibuk atau menjelang akhir pekan ketika penerima email kemungkinan sedang sibuk menyelesaikan pekerjaan atau merencanakan aktivitas akhir pekan. Pilih waktu yang tepat ketika penerima email kemungkinan sedang lebih santai dan dapat memberikan perhatian lebih terhadap email Anda.
Kirim Email Pada Pagi Hari atau Awal Minggu
Pilih waktu pagi hari atau awal minggu untuk mengirim email. Pada pagi hari, penerima email masih segar dan lebih cenderung membaca email dengan lebih seksama. Awal minggu juga merupakan waktu yang baik untuk mengirim email, karena pada saat itu penerima email masih memiliki energi dan semangat yang tinggi untuk memulai pekerjaan baru. Dengan mengirim email pada waktu yang tepat, Anda memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan perhatian dan tanggapan yang positif.
Hindari Mengirim Email Pada Akhir Pekan atau Hari Libur
Hindari mengirim email pada akhir pekan atau hari libur. Pada saat-saat tersebut, penerima email mungkin sedang sibuk menikmati waktu luang atau tidak berada di depan komputer. Email yang dikirim pada akhir pekan atau hari libur kemungkinan besar akan terabaikan atau tidak dibaca dengan seksama. Jika Anda ingin email Anda mendapatkan perhatian yang lebih, hindari mengirimnya pada akhir pekan atau hari libur.
Menyertakan Kontak yang Dapat Dihubungi
Pastikan Anda menyertakan kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon dan alamat email yang aktif. Hal ini akan memudahkan perekrut untuk menghubungi Anda jika mereka tertarik dengan CV yang Anda kirimkan. Jika Anda memiliki akun LinkedIn atau portofolio online, Anda juga dapat menyertakan link ke profil Anda agar perekrut dapat melihat lebih banyak informasi tentang Anda.
Cantumkan Nomor Telepon yang Aktif
Saat menyertakan kontak yang dapat dihubungi, pastikan Anda mencantumkan nomor telepon yang aktif. Jika Anda menggunakan nomor telepon pribadi, pastikan nomor tersebut selalu dalam keadaan aktif dan Anda dapat dihubungi melalui nomor tersebut. Jika Anda menggunakan nomor telepon kantor, pastikan Anda memberikan nomor yang dapat dihubungi langsung oleh perekrut tanpa harus melewati proses yang rumit.
Sertakan Alamat Email yang Mudah Dikenali
Pilih alamat email yang mudah dikenali dan terkait dengan nama Anda. Gunakan alamat email yang terdiri dari nama Anda atau kombinasi nama dan inisial Anda. Hindari menggunakan alamat email yang terlalu personal atau tidak profesional. Pastikan alamat email yang Anda gunakan terlihat serius dan dapat memberikan kesan profesional kepada perekrut.
Sertakan Link ke Profil LinkedIn atau Portofolio Online
Jika Anda memiliki profil LinkedIn yang terisi dengan informasi tentang pengalaman kerja dan pencapaian Anda, sertakan link ke profil LinkedIn Anda dalam email. Hal ini akan memberikan perekrut akses mudah untuk melihat lebih banyak tentang Anda dan mempertimbangkan Anda sebagai kandidat yang potensial. Jika Anda juga memiliki portofolio online yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, sertakan juga link ke portofolio tersebut.
Mengirimkan Follow-up Email
Jika setelah mengirim CV lewat email Anda tidak mendapatkan tanggapan dalam waktu yang ditentukan, jangan ragu untuk mengirimkan follow-up email. Dalam follow-up email, sampaikan dengan sopan bahwa Anda mengirimkan CV sebelumnya dan ingin mengetahui apakah ada perkembangan terkait lamaran pekerjaan tersebut. Jangan lupa untuk mencantumkan subjek email yang relevan dan tetap menjaga sopan santun dalam penulisan email Anda.
Sampaikan Niat Anda dengan Sopan
Dalam follow-up email, sampaikan niat Anda dengan sopan dan jelas. Beritahu perekrut bahwa Anda mengirimkan CV sebelumnya dan ingin mengetahui apakah ada perkembangan terkait lamaran pekerjaan. Jelaskan dengan singkat dan jelas mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan mengapa Anda merasa cocok untuk posisi tersebut. Sampaikan dengan sopan dan hormat agar perekrut merasa dihargai dan terkesan dengan kesungguhan Anda.
Cantumkan Subjek Email yang Relevan
Pastikan Anda mencantumkan subjek email yang relevan dalam follow-up email Anda. Gunakan subjek yang mencerminkan tujuan email Anda, seperti “Follow-up Lamaran Pekerjaan – Nama Anda” atau “Tanya Kabar Terkait Lamaran Pekerjaan”. Hal ini akan membantu perekrut mengenali tujuan email Anda sebelum membukanya dan memberikan perhatian yang lebih pada email Anda.
Tetap Sopan dan Hormat
saat menulis follow-up email, tetaplah sopan dan hormat. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu menuntut atau terkesan putus asa. Sampaikan niat Anda dengan sopan dan hormat, dan berikan perekrut waktu yang cukup untuk merespons email Anda. Jangan menekan atau memaksa perekrut untuk memberikan tanggapan. Tetaplah profesional dan terima apapun hasilnya dengan sikap yang baik.
Dalam mengirim CV lewat email, tidak hanya isi CV yang perlu diperhatikan, tetapi juga cara mengirimnya. Dengan mengikuti panduan lengkap di atas, Anda dapat mengirimkan CV dengan cara yang baik dan profesional. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam mencari pekerjaan!
