Proses mengirim lamaran kerja melalui email telah menjadi pilihan yang populer dalam dunia kerja saat ini. Metode ini tidak hanya efisien, tetapi juga memungkinkan Anda untuk mencapai perusahaan di manapun berada. Namun, mengirim lamaran kerja melalui email memerlukan beberapa pertimbangan agar dapat terlihat profesional dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan panggilan wawancara. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengirim lamaran via email yang baik dan benar.
Sebelum kita mulai membahas langkah-langkahnya, penting untuk mencatat bahwa pengiriman lamaran kerja melalui email memiliki beberapa keuntungan. Pertama, Anda dapat mengirim lamaran ke beberapa perusahaan sekaligus tanpa harus menghabiskan banyak waktu dan biaya untuk mencetak dan mengirimkannya melalui pos. Kedua, email memberikan fleksibilitas dalam mencantumkan lampiran, seperti CV dan portofolio, yang dapat dengan mudah diakses oleh penerima. Terakhir, pengiriman lamaran melalui email memungkinkan Anda untuk melacak apakah email tersebut telah dibuka atau tidak.
Membuat Subjek Email yang Menarik
Subjek email merupakan elemen pertama yang dilihat oleh penerima ketika menerima lamaran Anda. Oleh karena itu, penting untuk membuat subjek email yang menarik dan relevan. Sebuah subjek yang menarik akan meningkatkan kemungkinan email Anda dibuka dan dibaca oleh penerima. Gunakan kata-kata yang menggambarkan tujuan email Anda, seperti “Lamaran Kerja: [Nama Posisi] – [Nama Anda]”. Dengan subjek email yang jelas dan menarik, akan lebih mudah bagi penerima untuk mengenali dan memprioritaskan email Anda.
Menyertakan Informasi Penting dalam Subjek Email
Subjek email juga dapat digunakan untuk menyampaikan informasi penting, seperti posisi yang Anda lamar dan nomor referensi jika ada. Jika perusahaan memiliki sistem referensi untuk setiap posisi yang tersedia, mencantumkan nomor referensi dapat membantu penerima dalam mengidentifikasi lamaran Anda dengan lebih mudah. Selain itu, pastikan untuk menggunakan kata-kata yang relevan dengan industri atau perusahaan yang Anda lamar untuk menunjukkan minat dan pemahaman Anda tentang posisi yang tersedia.
Menggunakan Kalimat Pendek dan Menarik
Untuk membuat subjek email lebih menarik, gunakan kalimat pendek dan langsung ke inti. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau ambigu. Kalimat yang singkat dan jelas akan lebih mudah dipahami dan menarik minat penerima untuk membuka email Anda.
Menyertakan Salam Pembuka yang Sopan
Salam pembuka yang sopan adalah langkah penting dalam mengirim lamaran kerja melalui email. Mulailah email Anda dengan menyapa penerima dengan nama lengkap mereka dan sertakan salam yang sesuai, seperti “Bapak/Ibu [Nama Penerima]”. Hindari menggunakan panggilan umum seperti “Halo” atau “Hai” karena dapat memberikan kesan kurang profesional. Pastikan juga untuk menggunakan ejaan yang benar dan mengeja nama penerima dengan benar.
Menyesuaikan Salam Pembuka dengan Posisi dan Perusahaan
Penting untuk menyesuaikan salam pembuka dengan posisi yang Anda lamar dan perusahaan yang Anda tuju. Jika Anda mengetahui nama penerima, gunakan nama mereka dalam salam pembuka. Namun, jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat menggunakan salam yang lebih umum, seperti “Bapak/Ibu HRD” atau “Kepada Tim Rekrutmen”. Menyesuaikan salam pembuka dengan posisi dan perusahaan akan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset tentang perusahaan dan menunjukkan minat yang lebih spesifik.
Menggunakan Frasa yang Sopan dan Profesional
Gunakan frasa yang sopan dan profesional dalam salam pembuka. Hindari penggunaan frasa informal atau slang yang tidak sesuai dengan konteks lamaran kerja. Frasa yang sopan dan profesional akan memberikan kesan yang baik kepada penerima dan menunjukkan bahwa Anda serius dalam mengajukan lamaran kerja.
Menjelaskan Tujuan Email dengan Jelas
Pada awal email, jelaskan dengan jelas tujuan Anda mengirimkan email tersebut. Sampaikan bahwa Anda sedang mengajukan lamaran kerja untuk posisi yang tersedia dan sertakan informasi tentang bagaimana Anda mengetahui lowongan tersebut. Misalnya, Anda dapat menyebutkan sumber informasi, seperti situs web perusahaan atau referensi dari teman atau kenalan. Hal ini akan membantu penerima untuk memahami konteks email Anda dan memprosesnya dengan lebih baik.
Menyebutkan Sumber Informasi yang Diketahui
Jika Anda mengetahui lowongan pekerjaan melalui sumber tertentu, seperti situs web perusahaan atau referensi dari teman atau kenalan, sampaikan informasi ini pada bagian tujuan email. Menyebutkan sumber informasi yang diketahui akan memberikan kesan bahwa Anda telah melakukan riset dan memiliki minat yang konkret terhadap perusahaan yang Anda lamar.
Menjelaskan Alasan Minat pada Posisi dan Perusahaan
Setelah menyebutkan sumber informasi, jelaskan juga alasan minat Anda pada posisi dan perusahaan yang Anda lamar. Sampaikan mengapa Anda tertarik pada posisi tersebut dan bagaimana skill dan pengalaman Anda relevan dengan persyaratan yang dibutuhkan. Menunjukkan pemahaman yang baik tentang perusahaan dan posisi yang Anda lamar akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan perhatian dari penerima.
Menyampaikan Informasi Pribadi dan Kontak
Setelah menjelaskan tujuan email, lanjutkan dengan memberikan informasi pribadi dan kontak Anda. Sertakan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi. Pastikan informasi yang Anda berikan lengkap dan akurat. Jika Anda memiliki profil LinkedIn atau portofolio online, sertakan juga tautan pada email Anda untuk memudahkan penerima dalam mengevaluasi lebih lanjut.
Menyertakan Informasi yang Relevan dengan Posisi
Selain informasi pribadi dan kontak, Anda juga dapat menyertakan informasi lain yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda memiliki sertifikat atau penghargaan yang relevan dengan posisi tersebut, sertakan informasi ini pada email Anda. Menyertakan informasi yang relevan akan menambah nilai pada lamaran Anda dan menunjukkan bahwa Anda memiliki kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang Anda lamar.
Menyertakan Tautan ke Profil LinkedIn atau Portofolio Online
Jika Anda memiliki profil LinkedIn atau portofolio online yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, sertakan tautan ke profil tersebut pada email Anda. Hal ini akan memberikan penerima kesempatan untuk melihat lebih detail tentang pengalaman dan kualifikasi Anda. Pastikan tautan tersebut masih berlaku dan berfungsi dengan baik.
Menyertakan CV dan Portofolio
Lampirkan CV dan portofolio Anda dalam email. Pastikan file-file tersebut memiliki format yang sesuai, seperti PDF atau Word, agar dapat dengan mudah dibuka oleh penerima. Jika ukuran file terlalu besar, pertimbangkan untuk mengompresinya atau mengunggahnya ke layanan berbagi file, seperti Google Drive atau Dropbox, dan menyertakan tautan unduhan pada email Anda.
Mengatur Format CV yang Rapi dan Terstruktur
Penting untuk mengatur format CV Anda dengan rapi dan terstruktur. Gunakan font dan ukuran yang mudah dibaca, serta atur informasi dalam urutan yang logis. Jangan lupa untuk menyertakan bagian yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan. Pastikan juga untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa dalamCV Anda sebelum mengirimkannya. CV yang rapi dan terstruktur akan memberikan kesan profesional kepada penerima dan meningkatkan peluang Anda untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
Menyertakan Portofolio yang Relevan
Jika Anda memiliki portofolio yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, sertakan juga portofolio tersebut dalam email Anda. Portofolio dapat berupa contoh pekerjaan sebelumnya, proyek yang telah Anda selesaikan, atau hasil karya yang menunjukkan kemampuan dan keahlian Anda. Pastikan untuk menyertakan deskripsi singkat tentang setiap item dalam portofolio, serta tautan atau lampiran yang mudah diakses oleh penerima.
Menulis Surat Lamaran yang Efektif
Surat lamaran merupakan kesempatan bagi Anda untuk menjelaskan mengapa Anda tertarik pada posisi tersebut dan mengapa Anda cocok untuk perusahaan tersebut. Tulis surat lamaran secara singkat dan ringkas, tetapi tetap menjelaskan pengalaman dan kualifikasi yang relevan. Gunakan bahasa yang profesional dan hindari penggunaan kalimat-kalimat yang terlalu panjang. Pastikan juga untuk mengecek ejaan dan tata bahasa dengan seksama sebelum mengirimkan email.
Menjelaskan Motivasi dan Minat pada Posisi
Jelaskan dengan jelas motivasi dan minat Anda pada posisi yang Anda lamar. Sampaikan mengapa Anda tertarik pada bidang tersebut dan bagaimana posisi tersebut sejalan dengan tujuan karir Anda. Jelaskan juga bagaimana pengalaman, kualifikasi, dan keahlian Anda dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan. Mengungkapkan motivasi dan minat yang kuat akan meningkatkan daya tarik lamaran Anda dan menunjukkan komitmen Anda terhadap perusahaan yang Anda lamar.
Menghubungkan Pengalaman dan Kualifikasi dengan Persyaratan Posisi
Gunakan surat lamaran untuk menghubungkan pengalaman dan kualifikasi Anda dengan persyaratan yang tercantum dalam deskripsi posisi. Jelaskan bagaimana pengalaman kerja sebelumnya, pendidikan, atau pelatihan yang Anda miliki dapat mendukung keberhasilan Anda dalam posisi yang Anda lamar. Berikan contoh konkret tentang bagaimana Anda telah mengaplikasikan kualifikasi tersebut dalam situasi kerja sebelumnya. Hal ini akan memberikan bukti nyata tentang kemampuan dan potensi Anda sebagai kandidat yang tepat.
Memperhatikan Tata Bahasa dan Ejaan
Tata bahasa dan ejaan yang baik sangat penting dalam mengirim lamaran kerja melalui email. Pastikan untuk menggunakan kalimat-kalimat yang jelas dan mudah dipahami. Periksa kembali setiap kata dan pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Penggunaan alat bantu seperti pengecek tata bahasa dan ejaan akan sangat membantu untuk memastikan email Anda bebas dari kesalahan.
Menggunakan Kalimat Singkat dan Jelas
Untuk memudahkan penerima dalam membaca dan memahami email, gunakan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau rumit. Kalimat yang singkat dan jelas akan meningkatkan kejelasan pesan yang ingin Anda sampaikan dan membuat lamaran Anda lebih mudah dibaca dan dipahami oleh penerima.
Memeriksa Kembali Ejaan dan Tata Bahasa
Sebelum mengirim lamaran kerja via email, pastikan untuk memeriksa kembali email Anda secara menyeluruh. Periksa kembali setiap detail, termasuk subjek email, salam pembuka, informasi pribadi, lampiran, dan isi email. Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau informasi yang terlewat. Mengecek kembali email akan membantu Anda memastikan bahwa lamaran kerja Anda terlihat profesional dan mengesankan.
Menggunakan Bahasa yang Formal dan Sopan
Mengingat email ini merupakan lamaran kerja, pastikan untuk menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa slang atau singkatan yang tidak sesuai. Gunakan kalimat yang profesional, tetapi tetap ramah dan sopan. Pastikan juga untuk menggunakan tanda baca dengan benar dan menjaga struktur kalimat agar mudah dipahami.
Menghindari Penggunaan Bahasa Slang atau Singkatan
Jaga keprofesionalan email Anda dengan menghindari penggunaan bahasa slang atau singkatan yang tidak sesuai di dalam email lamaran. Gunakan bahasa yang formal dan sesuai dengan konteks lamaran kerja. Menghindari penggunaan bahasa slang atau singkatan akan menunjukkan bahwa Anda serius dan memperlakukan lamaran kerja dengan sungguh-sungguh.
Menggunakan Kalimat yang Ramah dan Sopan
Pastikan untuk menggunakan kalimat yang ramah dan sopan dalam email lamaran. Gunakan ungkapan seperti “Mohon maaf jika ada gangguan” atau “Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu” untuk menunjukkan sikap hormat dan sopan Anda. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu kasar atau menyinggung. Menjaga sikap sopan dalam email lamaran akan memberikan kesan yang baik kepada penerima dan meningkatkan peluang Anda untuk dipertimbangkan.
Mengecek Kembali Email Sebelum Mengirim
Sebelum mengirim lamaran kerja via email, pastikan untuk mengecek kembali email Anda secara menyeluruh. Periksa kembali setiap detail, termasuk subjek email, salam pembuka, informasi pribadi, lampiran, dan isi email. Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau informasi yang terlewat. Mengecek kembali email akan membantu Anda memastikan bahwa lamaran kerja Anda terlihat profesional dan mengesankan.
Meninjau Keseluruhan Isi Email dengan Cermat
Setelah mengecek detail-detail teknis seperti ejaan dan tata bahasa, pastikan juga untuk meninjau keseluruhan isi email dengan cermat. Periksa apakah pesan yang ingin Anda sampaikan sudah tercakup dengan baik dan jelas. Pastikan bahwa email Anda memberikan gambaran yang kuat tentang kualifikasi dan pengalaman Anda, serta alasan mengapa Anda tertarik pada posisi dan perusahaan tersebut. Jika perlu, mintalah saran dari teman atau keluarga untuk meninjau email Anda sebelum mengirimkannya.
Mengirim Email dengan Tepat Waktu
Terakhir, pastikan Anda mengirim lamaran kerja via email dengan tepat waktu. Jangan menunda-nunda pengiriman dan usahakan untuk mengirimnya sesegera mungkin setelah Anda menyelesaikan email. Hal ini akan memperlihatkan komitmen dan ketertarikan Anda terhadap posisi yang sedang Anda lamar. Jika ada batas waktu yang ditentukan oleh perusahaan, pastikan Anda mengirimkan lamaran sebelum batas waktu tersebut.
Mengatur Pengiriman Email Seiring dengan Waktu Penerima
Jika Anda mengetahui jam kerja atau waktu sibuk perusahaan yang Anda lamar, usahakan untuk mengirim email pada waktu yang tepat. Mengirim email pada waktu yang tepat akan meningkatkan kemungkinan email Anda dibaca dengan segera dan direspon dengan cepat. Jika Anda tidak mengetahui waktu yang tepat, usahakan untuk mengirim email pada hari kerja dan di jam yang tidak terlalu sibuk, seperti pagi hari sebelum jam kerja dimulai.
Dalam kesimpulan, mengirim lamaran kerja melalui email memerlukan perhatian terhadap detail dan tata cara yang benar. Dengan mengikuti panduan lengkap ini, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan perhatian dari perusahaan yang Anda lamar. Selamat mencoba dan semoga sukses!
